Jako prezes i współwłaściciel firmy specjalizującej się w organizacji wydarzeń technologicznych, pracuję w dynamicznym środowisku, którego charakterystyczną cechą jest stres. Jak można przeczytać w wielu publikacjach, w tym artykule napisanym przez Simone Johnson (https://www.businessnewsdaily.com/1875-stressful-careers.html) czynniki takie jak ilość podróży, nienormowane godziny pracy, goniące terminy (tzw. deadline-y), praca z ludźmi oraz przed publicznością, konkurencyjność, wymagania fizyczne czy też inne zagrożenia i ryzyka związane z organizacją eventów spowodowały, że koordynator wydarzeń jest wśród 10 najbardziej stresujących zawodów na świecie. Sam się o tym przekonałem na własnej skórze, gdy przechodziłem wszystkie szczeble kariery w tej firmie, od wolontariusza na wydarzeniach aż po obecność w zarządzie.

 

W obecnych czasach staramy się zacierać różnice między płciami, które narosły w wielu zawodach. Popularny jest trend „Kobiety w IT”, powstaje też wiele inicjatyw związanych z tym tematem (jak chociażby She Hacks w ramach organizowanego przez nas hackathonu HackYeah), jednak w naszej firmie około 75% zespołu to kobiety, w tym w dużej mierze kobiety na stanowiskach menadżerskich i kierowniczych. Ta unikatowa konfiguracja, choć intrygująca, nie jest pozbawiona wyzwań i czasami stwarza specyficzne trudności, które warto omówić.

Jak wygląda organizacja wydarzeń

 

Organizacja wydarzeń w sektorze IT, takich jak konferencje czy hackathony, to wyjątkowo skomplikowany proces, który wymaga precyzji, elastyczności i błyskawicznego rozwiązywania problemów. Nie tylko musisz zająć się logistyką – od znalezienia odpowiedniej przestrzeni po zapewnienie sprzętu i cateringu – ale także zadbać o to, by program był atrakcyjny dla uczestników, różnorodny i aktualny. W takiej atmosferze poziom stresu bywa często wysoki. Jednak to nie tylko ostry i destruktywny stres, który może wpłynąć negatywnie na samopoczucie. Jest to również stres, który po przezwyciężeniu trudności daje niewiarygodny wyrzut endorfin, poczucie spełnienia i satysfakcję z dobrze wykonanej pracy. Nie ma nic lepszego niż widok zadowolonych uczestników i wiedza, że wysiłki organizatora przyczyniły się do ich inspiracji i rozwoju. Ja osobiście uwielbiam te momenty i tę interakcję z ludźmi.

 

Zarządzanie emocjami i radzenie ze stresem

 

Zarządzanie emocjami i stresem w środowisku pracy zawsze jest ważne, ale w naszej firmie to szczególnie krytyczny aspekt. W zespole składającym się głównie z kobiet, emocje często odgrywają znaczącą rolę w procesie podejmowania decyzji. Jednakże zauważyłem, że ta mieszanka gorączkowego poruszenia, rzetelności oraz wielozadaniowości sprawia, że pomimo presji stresu oraz ograniczonego czasu, decyzje są bardziej przemyślane i skuteczne. To cecha wyjątkowa, szczególnie w branży tak stresującej jak organizacja wydarzeń IT, gdzie konieczność podejmowania szybkich decyzji jest częsta. 

 

Wyobraźmy sobie sytuację, w której godzinę przed oficjalnym rozpoczęciem hackathonu okazuje się, że dostawca sprzętu komputerowego czy technicznego ma opóźnienie i nie wywiązuje się umowy na czas. W tej sytuacji organizator musi błyskawicznie zdecydować: czy opóźnić start wydarzenia, czy może znaleźć alternatywne rozwiązanie, jak na przykład użycie sprzętu zapasowego, który może być mniej zaawansowany, ale dostępny na miejscu? Albo może zdecydować się na zmianę formuły wydarzenia, zorientowaną bardziej na prace konceptualne niż programowanie?

 

Każda z tych decyzji niesie ze sobą konsekwencje. Opóźnienie może zniechęcić uczestników i wywołać negatywne opinie, użycie gorszego sprzętu może ograniczyć możliwości techniczne projektów, a zmiana formuły może zirytować tych, którzy przybyli z konkretnym celem. I wszystko to musi być rozstrzygnięte w ciągu kilkudziesięciu minut, a czasami nawet szybciej. 

 

Oto inny przykład: Wydarzenie, na którym ma wystąpić główny prelegent – ekspert w swojej dziedzinie, który przyciąga dużą liczbę uczestników – jest w pełni zorganizowane i wszyscy są gotowi na jego prezentację. Niestety, na pół godziny przed wystąpieniem okazuje się, że prelegent ma nagłą sytuację osobistą i nie będzie w stanie dotrzeć na czas. To moment, kiedy adrenalina i kortyzol skaczą do góry.

 

Menedżer musi natychmiast podjąć decyzję. Czy próbować przesunąć cały harmonogram i zorganizować jakąś alternatywną aktywność na ten czas? Czy może zastąpić prelegenta inną osobą, która może nie być tak renomowana, ale jest w stanie dostarczyć wartościową treść? Może warto wprowadzić sesję pytań i odpowiedzi z innymi ekspertami albo przyspieszyć networking? Czy zdarzyły nam się takie sytuacje? Oczywiście, że tak!

 

Tego typu szybkie decyzje są stresujące, bo wpływają na odbiór całego wydarzenia i satysfakcję jego uczestników. Ale jeśli uda się znaleźć skuteczne rozwiązanie, satysfakcja i skok endorfin są gwarantowane. Organizacja wydarzeń IT to zdecydowanie praca dla osób, które potrafią utrzymać zimną krew w sytuacjach kryzysowych oraz czerpać z nich energię do dalszego działania.

 

W naszej firmie menadżerki są nie tylko precyzyjne i rzetelne w zarządzaniu projektami, ale również nie boją się wyzwań i nowych projektów. Co więcej, mają wyjątkową zdolność do budowania relacji biznesowych z partnerami, uczestnikami, prelegentami oraz przedstawicielami Rad Programowych organizowanych przez nas wydarzeń IT. Jest to kluczowy element, który często decyduje o sukcesie całego przedsięwzięcia.

 

Wszystko to wymaga od menadżerek i koordynatorek nie tylko doskonałych umiejętności organizacyjnych, ale również interpersonalnych. Muszą być one w stanie komunikować się efektywnie, zarządzać konfliktami oraz negocjować, a także być elastycznymi i otwartymi na potrzeby różnych grup interesariuszy. To praca, która nieustannie wymaga uwagi, ale którą wielu uznaje za niezwykle satysfakcjonującą.

Przyszłość i pozytywne perspektywy

 

Ci którzy mnie znają wiedzą, że jestem optymistą, choć wiem, że przed nami jeszcze mnóstwo wyzwań. Tym bardziej, że dopiero wyszliśmy z pandemii, która również była dla nas okresem pełnym stresu i niepewności. Odpowiednie zarządzanie kryzysowe pozwoliło nam przejść przez ten trudny czas. Aktualnie nasza firma mocno się rozwija, by w przyszłości realizować jeszcze ciekawsze wydarzenia IT. Wyzwania są częścią każdego biznesu i dają możliwość do rozwoju oraz nauki. Wierzę, że z biegiem czasu, umiejętności zarządzania projektami i precyzja w naszym zespole będą miały pierwszeństwo nad problemami związanymi ze stresem i emocjami. Wynika to z kilku różnych przemyśleń i obserwacji:

 

1) Doświadczenie: Z każdym nowym projektem zespół nabywa doświadczenia, które go usprawnia. Opanowanie efektywnych technik zarządzania projektami, takich jak metody Agile czy Scrum, może z czasem zredukować poziom stresu i wprowadzić więcej struktury w pracę. Czy kiedyś potrafiliśmy robić hackathony? Oczywiście, że nie. Czy kiedyś potrafiliśmy robić eventy online? Oczywiście, że nie. Ale teraz jako zespół to potrafimy i w tym się specjalizujemy. 

2) Dobre Praktyki: Im lepsze są procedury i praktyki w firmie, tym mniej miejsca na błędy i nieprzewidziane sytuacje, które generują stres. Dobre praktyki obejmują również zarządzanie emocjami oraz stresem, co z kolei zwiększa produktywność i spójność zespołu.

3) Zrozumienie i Wsparcie: Budowanie relacji w zespole, wzajemne wsparcie oraz zrozumienie wpływają na zdolność do zarządzania emocjami. Z czasem zespół staje się bardziej zsynchronizowany i lepiej radzi sobie z wyzwaniami emocjonalnymi.

4) Narzędzia i Technologia: W miarę jak zespół zdobywa dostęp do lepszych narzędzi i technologii, zarządzanie projektami staje się łatwiejsze. To może obejmować oprogramowanie do zarządzania projektami, wydarzeniami, komunikacji czy monitorowania postępów.

5) Szkolenia: W miarę jak firma inwestuje w rozwój pracowników, poprzez różne formy szkoleń i mentorstwa, zdolności zarządzania oraz radzenia sobie ze stresem rosną. 

6) Ewaluacja: Cykliczne ewaluacje mogą pomóc w identyfikacji słabych punktów i obszarów do poprawy. To również okazja do celebracji sukcesów, co ma pozytywny wpływ na morale zespołu.

7) Wizja i Cel: Silna wizja oraz jasno określone cele mogą działać jako motywator, skupiając energię zespołu i redukując poziom stresu. Gdy każdy wie, co ma robić i dlaczego, łatwiej jest utrzymać pozytywny stan emocjonalny.

 

Wiara w to, że z biegiem czasu umiejętności i precyzja zespołu będą miały pierwszeństwo nad stresem oraz emocjami wynika z obserwacji tych różnych mechanizmów i zrozumienia, że każdy z nich jest poddawany ciągłej optymalizacji. Patrząc z perspektywy miesięcy czy lat jestem świadkiem postępów i naszych małych zwycięstw, które świadczą o pozytywnym kierunku zmian. 

 

Czy całkowicie pozbędziemy się stresu z naszej firmy? Oczywiście, że nie! Jest to nieodłączny element naszej pracy. Organizacja wydarzeń IT, jest niezwykle ciekawa, szczególnie że nowe technologie obecne na naszych eventach pokazują, jak będzie wyglądać nasza przyszłość i w którym kierunku zmierzamy. Ale to nadal pełna stresu koordynacja wydarzeń. Czy całkowicie pozbędziemy się wyzwań z naszej firmy i nie mówię tutaj o wyzwaniach związanych z nowymi projektami? Oczywiście, że nie! Każda firma przechodzi ewolucje i wraz z jej rozwojem, wzrostem, zmianami personalnymi, czy też polityczno-gospodarczymi pojawiają się wyzwania, z którymi musi sobie poradzić. Raz będzie lepiej, raz będzie gorzej, ale ważne, żeby tych pozytywnych momentów było więcej.

Podsumowanie

 

Kierowanie zespołem pełnym kobiet w branży IT i eventowej to podróż pełna wyzwań, ale także pełna możliwości. Choć czasami emocje oraz stres mogą wydawać się przeszkodami, są to także siły, które mogą być odpowiednio ukierunkowane dla korzyści firmy. Dzięki niebywałej precyzji i rzetelności naszego zespołu w zarządzaniu projektami, a także ich zdolności do podejmowania wyzwań i budowania relacji, jestem pełen optymizmu co do kierunku, w którym zmierzamy. Wierzę, że różnorodność i kompetencje naszego zespołu przyniosą nam sukces w przyszłości, a być może pewnego dnia to właśnie kobieta z naszego zespołu dołączy do Zarządu.



Specjalistka od sprawnej komunikacji, zaklinaczka social mediów i mistrzyni żonglerki słowem. Chociaż sama jest rasową humanistką, to dała się uwieść analitycznej magii branży IT i od lat dzieli się niespożytą energią w uczestnikami wydarzeń PROIDEA.